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業務効率化・業務標準化コンサルティング・マニュアル整備

業務効率化・業務標準化コンサルティング・マニュアル整備

業務標準化・業務効率化コンサルティング

近年のビジネス環境の変化の激しさと速さの中で、働き方改革などが取り上げられ、業務のムリ・ムダ・ムラを洗い出して、業務の効率化を図ったうえで、業務の標準化を進める重要性が高まっています。
当社は、業務効率化のための標準業務体系構築から、それを社内の基本的な業務標準として整備することで業務効率化と業務標準化の体系構築と仕組みづくりを支援しています。

業務効率化・業務標準化コンサルティング支援の成功事例は、下記動画もご覧ください。

業務標準化・業務効率化コンサルティングコンテンツ

業務標準化を行うためには、現状の業務項目の洗い出しを行い、業務の重要性と頻度により優先順位付けを行い、標準的な業務標準化体系を構築していきます。その結果、業務精度のアップや業務効率向上などの標準化効果を得ることができます。主には下記の活動で進めます。

●業務洗い出しのためのヒアリング・観察調査等
●業務分析と整理
●業務体系基本設計
●標準業務体系構築
●運営のルール(業務基準等)づくり
●標準業務体系の検証とブラッシュアップ

マニュアル整備

標準的な業務体系が構築できると、どの担当者でも業務に一定の品質と効率を保つための各種マニュアル整備を進めます。
マニュアルとは、仕事の処理手順や手続きを記述した「手順書」・「処理要領」類といわれています。
マニュアルの目的は、誰が、どのような時に、どのように使うのかということを明確にしておくことが大切です。ですのでマニュアルに必要な要素は、マインド、スキル、手順の3つが社内浸透できるように進めることがポイントです。この目的が的はずれになってしまうと、マニュアルを整備するために要する膨大な時間が無駄になってしまいます。
当社では、業務効率化・業務標準化体系構築とその仕組みづくりから各種マニュアル作成(マニュアルツールも冊子型から映像型、Web対応など)まで幅広く豊富なキャリアで対応させていただきます。

マニュアル整備のポイント解説は、下記動画もご覧ください。

マニュアルとは・・・

一般的には、仕事の処理手順や手続きを記した「手順書」・「処理要領」などといわれています。 しかし、私たちは、単なる「手順書」・「処理要領」ではなく

初めてその仕事・業務をする人が高い業務品質を持って業務推進ができるようにするためのツール

と定義づけています。
マニュアル整備は、正しい認識を持って着手することが大切です。

マニュアルの用途

1.新人などの早期戦力化
職場で人を受けいれ、戦力化を図るためには労力がかかります。アルバイト・パート、そして新入社員、そして、短期間での異動があった場合などです。このような新人などを受け入れた場合には、業務の目的や方法など体系立てて解説したマニュアルがあると非常に効率よく説明することができ、早期に戦力化を図っていくことができるのです。

2.業務品質の向上・維持・継承と業務の効率化
マニュアルは、属人的な仕事の進め方から、仕事は誰が担当しても同じレベルでできるという業務の標準化が図ることができることから業務品質の向上と高いレベルでの維持が図ることができ、その業務品質を継承していくことができます。そして、業務時間の短縮化も図ることができ、新人などを受けいれた場合、引き継ぎたい仕事を早期に任せることができ、自分自身は本来業務に当たることができるという業務効率化にもつながります。

3.社員のスキルチェック(目標設定)とスキルアップ教育
マニュアルは業務の伝達だけのツールではなく、組織の目的を共有・浸透させ、そして、社員一人ひとりの現状のスキルチェックとスキルアップ課題の把握・スキルップ目標設定のためにも有効です。
単なる業務の手順書として活用するだけではなく、全社員の現状のスキルチェックとスキルアップ目標の設定、そして、スキルアップのための教育ツールとしても活用することが重要です。

これまで整備した主なマニュアルと類型

マニュアル整備、マニュアル整備
マニュアルは、分野的には、様々な分野のマニュアルの整備を図り業務効率の向上と業務標準化を支援しています。 

■マネジメント系マニュアル
マネジメント系マニュアルは、業務標準化や企業内での意識共有、情報共有、取り決め事項の徹底、品質管理などの社内で考え方や行動基準の統一を図っておくべきテーマになっています。マネジメント系マニュアル整備によって社内の統一的見解、行動、業務標準化による強く且つ効率的な組織運営をサポートします。
・業務・作業マニュアル
・営業マニュアル・セールスマニュアル
・品質マニュアル
・店舗オペレーションマニュアル
・店舗管理マニュアル

■危機管理系マニュアル
危機管理系マニュアルは、緊急突発事故などの緊急対応方法について徹底を図っておくべきテーマのものです。自然災害対策やさせ像現場での事故防止・事故予防、事故発生時の適切な対応方法・処理方法など備えあれば憂いなしです。
・危機管理マニュアル
・防災対応マニュアル
・事故防止・対応マニュアル
・コンプライアンスマニュアル
・個人情報保護マニュアル

■接客系マニュアル
接客対応系マニュアルでは、特に小売業やサービス業、飲食業などの店舗などでお客さまとの窓口機能を強化・レベルの標準化を図る目ためのものです。お客さまに不快な思いや苦情を発生させると店格が下がったり売上にマイナス影響となります。高い品質レベルでお客さまとの窓口を保ちましょう。
・接客マニュアル
・電話応対マニュアル
・サービスマニュアル
・クレーム対応マニュアル

■その他マニュアル
・グループディスカッションマニュアル
・司会進行マニュアル
・健康管理マニュアル 等

マニュアル整備のステップ

マニュアルの目的の明確化

対象者・業務等の現状把握と分析

情報項目整理と問題・課題点の洗い出し

業務体系と業務改善体制の確立

マニュアル内容の検討と整備

マニュアルの導入・定着化教育

運用とブラッシュアップ

生産性向上にむけて効率的業務体系の構築から浸透・定着化、そして、業務標準化コンサルティングとマニュアル整備支援を展開しています。

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